16 Haziran 2013 Pazar

Basın toplantısı düzenlemeden önce aklınızda bulundurmanız gerekenler


Evet, konumuz; basın toplantıları. Düzenlediğiniz toplantının amacına uygun olarak gerçekleştirilmesi ve mesajlarınızın doğru hedef kitleye eksiksiz bir biçimde ulaşması için yapmanız gerekenleri 6 maddeye sığdırdık. İyi toplantılar ve işte en önemli noktalar:
Basın toplantıları sadece sizin ağzınızdan çıkan sözlerden oluşmaz. Bu nedenle, düzenleyeceğiniz toplantının planlamasını doğru yapmalısınız. İşin en önemli kısmı medyada yeralacak fotoğraflar ve videolardır.  Doğru bir algı yaratmak için ekip çalışması ve hazırlığın şart olduğunu unutmayın. Kötü organize edilmiş bir basın toplantısı, imajınızı tamir edilmesi zor bir biçimde zedeleyebilir. 

* Doğru zamanı seçmelisiniz. Basın toplantınız çok erken veya çok geç bir saatte olursa bu, muhabirlerin işini zorlaştırabilir. En uygun zamanın, sabahın öğleden hemen önceki saatleri (10:30-11:00 gibi) olduğunu söyleyebiliriz. Böylece muhabirlere, trafiğin rahatladığı  bir zamanda ulaşımı kolayca sağlama ve toplantının ardından hemen ofise dönüp haberi hazırlama olanağı vermiş olursunuz.


Basın toplantısı için yer seçimi çok önemli. Karanlık veya gürültülü bir ortamda yapılan çekimler sağlıklı bir sonuç vermeyecektir. Açık havada yapılan toplantılar da her zaman risklidir; ani bir sağanağın bastırmayacağını kim garanti edebilir ki…


* Yazılı dokümanı unutmayın. Bir konuda kapsamlı bir bilgi verecek veya önemli bir açıklama yapacaksanız, muhabirler mutlaka yazılı bir basın açıklaması ister. Elinizde söz konusu basın bülteninin herkese dağıtacak kadar çok kopyası bulunduğundan emin olun. Yalnız, bu metinleri toplantının başında dağıtırsanız, gelen muhabirlerin sizi dinlememe riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bırakın onlar notlarını  alsın,  siz çıkışta ayrıntılı metni yine dağıtın.


* Gelebilecek soruları önceden düşünüp yanıtları kafanızda tasarlayın. Önceden pratik yapmak ve hatta bir takım kalıp cümleler belirlemek sizi rahatlatır. Medyayı çağırıyorsanız onlara iyi bir görüntü ve iyi malzeme vermelisiniz. İlgi çekici bir içerik oluşturmaya ve ‘akılda kalıcı’, ‘flaş’ cümleler kurmaya gayret edin. Haber olmak için haber değeri taşımalısınız. Bunun için görsel materyallerden de faydalanabilirsiniz.


* Son olarak; sosyal medyayı kullanmayı ihmal etmeyin. Günümüzde twitter ve facebook hesabına sahip olmak pek çok meslek grubu için bir ayrıcalık değil, bir zorunluluk. Basın toplantınız sırasında konuşmanın önemli kısımlarını ve fotoğrafları sosyal medya üzerinden anında duyurması için bir kişiyi görevlendirmeniz yerinde olacaktır. Kolay gelsinJ Fulya AKBUGA.

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder